marzo 29, 2019 |

3 errores comunes que agotan su presupuesto de TI

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Al igual que la suscripción a Audible que siempre pretendió usar, estas 3 prácticas pasadas por alto están agotando silenciosamente los recursos de TI de su escuela, pero eso no tiene que ser así.

1. Pagar por software que no esta siendo utilizado.

Sí, la profesora Kim luchó arduamente por obtener esas 400 licencias de Adobe CC hace 2 años, pero ¿alguien se ha metido a averiguar si realmente los están utilizando? De los 400 estudiantes en el programa de diseño, ¿cuántos llevan diariamente sus propias computadoras portátiles y software? ¿Cuántos preferirían hacer cola en la sala de cómputo de la biblioteca en lugar de caminar por el campus al laboratorio de diseño? La verdad es que una licencia por estudiante no siempre funciona, y las probabilidades es que un porcentaje nunca lo ha utilizado.

Ya sea que esté desembolsando efectivo para un conjunto de licencias costoso o modificando una suscripción para cada computadora, el software no utilizado tiene que ser el mayor problema de presupuesto de todos los tiempos. Aprender cómo, cuándo y dónde se utilizan sus aplicaciones de software más caras es la clave para un presupuesto equilibrado que mantenga a los estudiantes, profesores y administradores felices.

2. Dejar que las computadoras acumulen polvo.

El hardware no es un costo de una sola vez. Las actualizaciones de hardware, la gestión de laboratorio que requiere mucha mano de obra y el mantenimiento de las máquinas antiguas son un gasto constante en su presupuesto, que suma aproximadamente $ 1,000 por computadora por año.

Eso significa que si usted tiene 20 computadoras: las que se encuentran en los rincones oscuros de la sala de cómputo justo al lado del escritorio del gerente del laboratorio, también usted podría estar diciéndole adiós a $ 20k de su presupuesto al comienzo de cada año escolar.

3. Mantener las salas de cómputo abiertos por demasiado tiempo.

Si usted se encuentra pagándole a un técnico de laboratorio para que cuide una sala de cómputo vacío, también puede que usted esté tirando una parte de su presupuesto por la ventana.

Cuando se trata de elegir una sala, los estudiantes son exigentes: ellos consideran el tamaño del laboratorio (¿habrá una computadora abierta?), Nivel de ruido (¿podré concentrarme?), Aplicaciones instaladas (¿tiene el software que necesito?) y ubicación (¿realmente quiero caminar lejos?).

Saber lo que los estudiantes buscan es clave para programar las horas de laboratorio de computadoras y evitar salas vacías con todo el personal.

Cómo detener las fugas

Supere a estos elementos que acaban silenciosamente con su presupuesto con datos duros. Comience a rastrear el uso de hardware y software en su campus para eliminar aplicaciones de software no utilizadas, laboratorios de tamaño adecuado y optimizar la dotación de personal. Con el software de monitoreo de salas de cómputo de LabStats, usted puede comenzar a ver tendencias en tan solo dos semanas y estar listo para tomar decisiones de gran presupuesto con confianza en el primer año.

Es hora de tomar control de su presupuesto y hacer que cada dólar cuente.

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