février 4, 2020 | Budget

Ce que les étudiants et les professeurs ne vous diront jamais (même si vous le leur demandez)

Ils ne cherchent pas à faire du mal ou à être malhonnêtes. Les étudiants et les professeurs ne pensent tout simplement pas à ce qu’ils n’utilisent pas.

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Regardez votre téléphone. Y a-t-il des applications que vous n’avez pas utilisées depuis des mois ? Avez-vous une vieille tablette ou un ordinateur portable qui reste à la maison et qui prend la poussière ? Vous avez peut-être des applications ou des appareils qui prennent de la place et que vous avez simplement oubliés. 

La même chose se produit dans les écoles et les universités, mais les ordinateurs et les applications inutilisés ont un coût plus élevé. Ils prennent de l’espace sur l’image et pèsent insidieusement sur votre budget.

Demander aux professeurs ce qu’ils n’utilisent pas ou attendre des étudiants qu’ils dressent une liste de ressources dont ils n’ont pas besoin n’est pas réaliste. Et si vous demandez aux professeurs ce dont ils ont besoin, ils vous diront probablement qu’ils ont besoin de tout, même si cela fait des années que certains n’ont pas été utilisés. Vous pouvez plutôt identifier les ressources inutilisées et les supprimer ou les réaffecter pour mieux servir les étudiants et le personnel.

Le matériel qu’ils n’utilisent pas

Quel matériel fournissez-vous aux professeurs et au personnel ? Les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les laboratoires du personnel et les bureaux partagés peuvent tous être utilisés différemment. Parfois, les professeurs disposent d’un ordinateur portable fourni par l’école, mais ils préfèrent utiliser leur propre ordinateur. Ou bien ils disposent d’un ordinateur de bureau, mais ils préparent, enseignent et notent dans des lieux différents. Un ensemble de technologies standard ne convient pas forcément à tout le monde.

Identifier ces ordinateurs inutilisés peut vous aider à concentrer les rafraîchissements et la maintenance sur les endroits où les professeurs et le personnel en ont le plus besoin, plutôt que sur une solution globale pour tout le monde.

Comment savoir quels sont les espaces informatiques les moins utilisés

Les logiciels dont ils n’ont pas besoin

Pensez à l’abonnement aux livres audio ou à l’abonnement à un club de gym que vous avez contracté au début de l’année. Vous aviez de bonnes intentions et vous hésitez à l’annuler parce que vous voulez toujours lire davantage ou vous entraîner tous les matins. Ces abonnements vous coûtent silencieusement chaque mois sans que vous en tiriez un réel bénéfice.

Il en va de même dans l’enseignement supérieur. Les chefs de département et les professeurs sont très doués pour demander des logiciels. Ils peuvent fournir une liste de ce qui est nécessaire pour les cours à venir et le nombre de licences qu’ils souhaitent. Toutefois, lorsque le nombre de participants à ce cours est inférieur aux prévisions ou que l’application est remplacée par une nouvelle version ou une application similaire, reviennent-ils vous dire d’annuler l’abonnement? Probablement pas. 

Même si les professeurs n’ont pas demandé un nombre précis de licences, vous pouvez déployer trop de logiciels pour d’autres raisons.

Déploiement global et capacité de découverte

Le déploiement de licences pour l’ensemble du site garantit que les étudiants peuvent trouver les logiciels dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Si Mathematica est présent sur toutes les machines, un étudiant peut travailler sur n’importe quel ordinateur. Dans ce cas, les logiciels sont déployés pour répondre au besoin de découvrabilité c’est-à-dire qu’ils sont déployés pour qu’un étudiant puisse les trouver facilement, plutôt que de répondre à une demande réelle. Mais la découvrabilité peut être abordée d’une autre manière, par exemple en utilisant l’application LabFind

Accroître la découvrabilité des technologies sur le campus

Pour trouver les applications inutilisées, vous devez comparer l’utilisation d’applications similaires et savoir ce qui est obsolète. Pensez aux licences coûteuses comme les logiciels de design et d’analyse statistique. Les professeurs demandent-ils SPSS pour leurs salles de classe alors que les étudiants utilisent R? QuarkXPress est-il toujours sur les machines de votre salle de design alors que les cours sont dispensés avec Adobe InDesign? Disposez-vous d’une licence Microsoft Word pour l’ensemble de votre site alors que la plupart des étudiants (et les entreprises où ils seront éventuellement embauchés) travaillent sur Google Docs ? Il est important de savoir ce que les étudiants utilisent réellement, et pas seulement ce que les professeurs veulent qu’ils utilisent.

Comment savoir quelles sont les applications les moins utilisées

Pourquoi l’efficacité est importante

Même si vous n’êtes pas censé diriger le service informatique le plus efficace ou le plus économe , il y a probablement des projets que vous souhaitez réaliser, mais qui ne rentrent pas dans votre budget.

Tout le monde a des projets qui ont besoin de financement ou des priorités qui exigent un budget plus important que ce qui est disponible. Pensez à ce que vous pourriez accomplir si vous aviez plus d’argent maintenant, et si vous n’aviez pas à attendre le budget de l’année prochaine pour commencer.

LabStats a permis aux universités d’économiser des dizaines de milliers de dollars en identifiant le matériel et les logiciels inutilisés et en fournissant des informations précieuses en quelques semaines seulement. Le coût annuel moyen d’acquisition et de maintenance d’un ordinateur se situe entre 800 et 1000 dollars. La plupart des écoles peuvent éliminer 5 à 10 % des ordinateurs sans sacrifier les niveaux de service, ce qui signifie que les étudiants ne remarqueront pas leur absence. Si la demande d’ordinateurs est élevée dans certains espaces, le transfert d’ordinateurs sous-utilisés peut permettre d’économiser des milliers de dollars chaque année.

Les logiciels sont généralement surdéployés afin que les étudiants puissent trouver ce dont ils ont besoin. Cependant, le surdéploiement de seulement trois logiciels peut représenter des dizaines de milliers de dollars. LabStats peut vous indiquer où les logiciels sont utilisés, afin que vous puissiez rationaliser les offres sans affecter la perception de la disponibilité. Même avec des estimations prudentes, LabStats peut vous permettre de réaliser des économies importantes.

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