janvier 23, 2019 |

Exploitez le pouvoir des données pour prendre des décisions financières

Comment faire le tri dans un nombre interminable…

min

Comment faire le tri dans un nombre interminable d’opinions, de requêtes et d’hypothèses pour prendre des décisions difficiles pour vos laboratoires informatiques ? Et une fois que vous prenez la décision – telle que agrandir un laboratoire informatique, réduire le nombre de licences de logiciel ou mettre à jour le matériel, comment la justifier à l’administration ?

Au lieu de vous fier aux hypothèses et aux devinettes, utilisez des données pour répondre à ces trois questions courantes.

Est-ce-que le logiciel pour lequel nous payons est utilisé ?

Si vous pensez à ajouter ou supprimer des licences de logiciel, vous devez vous intéresser au nombre de fois qu’une application est utilisée à un moment donné. Souvent, vous vous apercevrez qu’un pourcentage des licences n’est jamais utilisé, ce qui peut vous permettre de réduire le nombre total de licences pour lesquelles vous payez (woohoo !). Si vous voyez que les licences atteignent constamment le nombre maximum d’utilisation, vous pouvez penser à en ajouter.

Le rapport ci-dessus montre le nombre de fois où Adobe Photoshop a été utilisé tous les jours durant un mois. Vous pouvez voir que 25 licences existent, mais que jamais plus de 16 licences ne sont utilisées en même temps. Avec ce type de données en main, vous pouvez justifier la réduction du nombre de licences Photoshop dans ce laboratoire.

Dans la mesure où LabStats a été créé pour les universités, vous pouvez définir des paramètres dans ce rapport pour obtenir les données les plus précises. Vous pouvez sélectionner la période que vous souhaitez (un mois, un semestre, une année, etc.) tout en excluant les weekends et les vacances. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour voir les logiciels installés et les applications web et comparer des applications similaires telles que Photoshop et GIMP.

Dois-je ajouter plus d’ordinateurs ?

Avant d’aller acheter des ordinateurs en plus, jetez un coup d’œil à la plus forte utilisation d’ordinateurs au même moment. Si presque tous les ordinateurs d’un laboratoire sont utilisés, vous avez peut-être besoin d’en ajouter plus ou d’étendre les heures du laboratoires. Si vous remarquez que vos ordinateurs sont sous-utilisés, vous pouvez donc avec certitude refuser la demande d’ajout et trouver une solution pour augmenter l’utilisation de ceux que vous avez déjà (comme afficher les ordinateurs disponibles aux étudiants via LabMaps).

Le rapport ci-dessus montre le nombre total d’ordinateurs utilisés dans un laboratoire, chaque jour, pendant un mois. Les creux représentent les weekend dans la mesure où ce laboratoire est fermé les weekends. Vous vous apercevez que lors des journées les plus chargées, seulement 45 des 60 ordinateurs sont utilisés en même temps. Si cette tendance continue toute l’année, il n’y a pas besoin d’ajouter plus d’ordinateurs dans ce laboratoire.

Le rapport de Peak Usage History (Historique des Pics d’Utilisation) vous permet de creuser plus et d’essayer différentes solutions. Si vous trouvez des ordinateurs qui ne sont pas utilisés, cherchez un point commun (anciennes versions, logiciels manquants, situés près du bureau du responsable de laboratoire, etc.). Lorsque vous remarquez une tendance, vous pouvez alors développer une solution telle que effectuer des mises à jour, les déplacer vers un autre laboratoire, ou complètement les retirer. LabStats vous permet de reconnaître rapidement ce qui se passe dans vos laboratoires, et de creuser pour trouver la meilleure solution pour votre campus.

Avons-nous besoin de plus (ou moins) de laboratoires informatiques sur la campus ?

L’ajout d’un laboratoire informatique n’est pas une petite requête, et ce n’est pas une décision à prendre sur le fondement de devinettes. Pour prendre cette décision avec certitude, vous devez être en mesure de comparer les activités de tous vos laboratoires informatiques actuels. Souvent, les laboratoires varient en taille, donc plutôt que vous concentrer sur le nombre d’ordinateurs utilisés dans chacun, concentrez-vous sur le pourcentage utilisé dans chaque laboratoire.

Le rapport ci-dessus vous montre le pourcentage d’utilisation, à travers les 8 laboratoires, sur un mois. Chacun de ces laboratoires est d’une taille différente (par exemple, la Bibliothèque a 400 ordinateurs et Acadia en a 20). Dans la mesure où aucun de ces laboratoires ne dépasse 60% d’utilisation sur le mois, il ne semble pas nécessaire d’ajouter un laboratoire supplémentaire.

Le rapport Usage History (Historique d’Utilisation) peut également révéler quels emplacements sur le campus ont le plus d’activité. Si vous avez les fonds pour ajouter un laboratoire informatique à votre campus, les données peuvent vous indiquer quel emplacement serait idéal (peut-être à proximité d’un autre laboratoire très fréquenté).

Vous pouvez également utiliser ce rapport pour voir des tendances. Si les données révèlent que de plus petits laboratoires ont atteint 90% de leur capacité alors qu’un grand laboratoire (la bibliothèque) n’était qu’à 20% de sa capacité, vous pouvez en conclure que les étudiants du campus préfèrent les espaces plus petits et ainsi déplacer les ordinateurs de la bibliothèque dans de plus petites salles de travail ou dans d’autres endroits du campus.

Vous envisagez de fermer un laboratoire ? Exécutez un rapport d’Historique d’Utilisation pour identifier le laboratoire avec le plus faible pourcentage d’utilisation, pour que la fermeture ait le moins d’impact possible sur l’expérience des étudiants.

La prochaine fois qu’une grosse requête se retrouve sur votre bureau, ou que vous avez besoin de faire un changement dans les laboratoires informatiques de votre campus, exploitez le pouvoir des données pour justifier votre décision.