Comment supposer moins?

Parfois, il faut deviner: vous êtes limité par le temps ou les ressources, et vous devez simplement prendre une décision. Mais nous sommes en 2020. Pourquoi supposons-nous encore sur des choses mesurables qui ont un impact énorme sur notre façon de travailler et sur la réussite des étudiants ?

Si vous avez encore des doutes sur l’une des questions ci-dessous, laissez tout tomber et terminez la lecture de cet article:

• Où devrions-nous déployer ce logiciel?
• Quels étudiants doivent avoir accès à ces machines?
• Comment les élèves trouveront-ils les ressources technologiques pour lesquelles ils paient?
• Disposons-nous de suffisamment de ressources en matière d’accessibilité pour être conformes?
• Comment faire pour que le corps enseignant et le personnel soient satisfaits?
• Où pouvons-nous trouver plus d’espace pour programmer les cours sur le campus?

Pour être honnête, nous avons dû parfois supposer chez LabStats. C’est fou, non ? Comment une société de données pourrait-elle prendre des décisions non fondées sur des données ? C’est difficile, mais nous essayons activement d’en supposer moins.

1 – Obtenir des données

Commencez par collecter toutes les données possibles. Même si vous savez que vous n’aurez pas le temps d’examiner les données avant le prochain semestre ou l’année prochaine, rassemblez-les dès maintenant afin de disposer, le moment venu, de données pour un semestre ou une année. Vous ne le direz jamais : « nous avons trop de données » ou « nous n’avons pas besoin d’une base de référence historique ».

LabStats collecte automatiquement les données d’utilisation du matériel, des logiciels et des utilisateurs sur chaque machine où le client est installé. Cela représente beaucoup de données, vous devrez donc configurer LabStats pour qu’il reflète la configuration de votre établissement.

Configurez les éléments suivants:

1. Suivi des applications – Par défaut, LabStats suit une liste d’applications locales et web, mais vous devrez attribuer tout logiciel ou site web supplémentaire que vous souhaitez suivre.
2. Créer des Groupes – Les groupes servent de cadre pour vos données dans l’espace. Assignez des machines à des groupes en fonction de leur emplacement (ex. : salle de classe, espace informatique) pour faciliter la découverte et la production de rapports.
3. Définir des calendriers – Les calendriers constituent un cadre pour vos données dans le temps. L’utilisation sera très différente selon qu’il s’agit d’un cours ou d’un espace ouvert. La définition des horaires vous aidera donc à faire la différence entre les deux.
4. Créer des balises – Les balises vous aident à suivre tout ce qui est important pour vous – espace de collaboration, département, majeur, fonction d’accessibilité, etc.

Une fois que LabStats est configuré pour refléter votre environnement unique, vous pouvez passer à l’étape suivante.

2 – Définir les valeurs et les objectifs

Il est important de comprendre les valeurs et les objectifs de votre institution. 

Si vous avez des difficultés à définir des objectifs ou à relier les valeurs de l’école à votre travail quotidien, réfléchissez à la manière dont votre travail est évalué. Quel type de réalisation mériterait une reconnaissance, un financement plus important, une équipe plus importante ou une promotion?

Dans nos recherches avec les écoles et les universités du monde entier, nous avons rencontré trois objectifs communs:

1. L’efficacité financière, comme l’économie de moyens, la recherche de gaspillage et l’obtention de pourcentages d’utilisation optimaux.
2. Améliorer l’expérience des étudiants en réduisant les plaintes et en comprenant les principaux indicateurs de réussite des étudiants.
3. Réduire les risques en maintenant le respect des règles et des réglementations.

Définir ce qui est important pour votre école maintenant et ce que vous voulez réaliser crée un contexte précieux. Sans contexte, les données n’ont aucun sens. 

3 – Obtenir l’adhésion

Si vous ne considérez pas votre équipe, votre département ou votre organisation comme étant axés sur les données, vous pouvez quand même utiliser les données pour susciter le changement. Les données ne sont jamais l’objectif final, elles ne sont qu’un outil. 

Même dans les écoles les plus centrées sur les données, les gens ne se soucient pas des données elles-mêmes, ils se soucient de l’impact qu’elles ont sur leur vie et celle de leur entourage.

Qu’est-ce qui vous intéresse, vous et votre équipe ? Qu’est-ce qui intéresse les dirigeants?

• Économiser du temps et des efforts
• Être considéré comme un innovateur 
• Aider les étudiants à réussir 
• Avoir un budget pour autre chose 
• Réduire les risques 
• Réduire les plaintes des étudiants ou des professeurs
• Renforcer la sécurité de l’emploi
• Respect des règles de conformité
• Gestion efficace du personnel

Si vous pouvez montrer aux gens comment les données peuvent les aider à atteindre leurs objectifs, ils verront les données comme un outil, un allié pour atteindre leurs propres objectifs.

Que faire si les gens considèrent les données comme une menace?

Les données font peur à beaucoup de gens. Certains peuvent craindre que les données d’utilisation prouvent que leurs ressources ne sont pas utilisées, et qu’ils perdent alors leur financement.

Mais ce n’est pas toujours le cas. Nous avons récemment rencontré une équipe chargée de l’accessibilité qui craignait que si elle commençait à suivre l’utilisation des stations et des logiciels accessibles, la direction ne réduise radicalement ces ressources.

Ce que nous avons appris en travaillant avec des centaines d’écoles, c’est qu’une faible utilisation ne signifie pas automatiquement que la ligne de conduite appropriée consiste à supprimer la ressource. Un ordinateur, un espace ou un logiciel qui n’est pas utilisé peut être dû à un large éventail de facteurs, notamment:

• Un problème de découvrabilité:
  • Le laboratoire du sous-sol dispose des ordinateurs les plus récents mais personne ne s’en sert jamais. Plutôt que de fermer le laboratoire, mettez en place LabMaps et LabFind pour aider les élèves à trouver les ordinateurs.
• Concurrence avec les appareils personnels des étudiants:
  • Il y a vingt ordinateurs dans le Centre des étudiants, mais les étudiants n’ont qu’à poser leur ordinateur portable sur le bureau devant les ordinateurs fournis. Vous pourriez vider ces bureaux et transférer le budget pour créer davantage de lounges et de stations de recharge.
• Mauvaise ressource :
  • Votre département de statistiques fournit peut-être 20 ordinateurs avec SPSS parce que c’est ce que les professeurs aiment utiliser, mais les étudiants préfèrent R Studio. Vous pourriez annuler les licences SPSS et déplacer les fonds pour répondre à un autre besoin du département.
• Public inadapté:
  • Une salle équipée d’un logiciel de synthèse vocale peut être très peu utilisée car les élèves utilisent la salle comme un lieu d’étude calme. Plutôt que de supprimer le logiciel, vous pourriez désigner certaines salles pour une utilisation exclusive de la synthèse vocale, et d’autres salles pour un espace d’étude flexible.

Dans tous ces scénarios, plutôt que de se contenter de réduire le financement, vous pouvez identifier un besoin et transférer une partie du budget pour y répondre. Il n’est pas nécessaire que les données soient menaçantes. Pour obtenir l’adhésion, faites en sorte que les données puissent aider votre équipe et les autres services à atteindre leurs objectifs.

4 – Expériences de conception

Maintenant que vous disposez de données, d’objectifs et d’une adhésion, vous pouvez commencer à poser une série de questions. Les questions doivent déboucher sur des expériences. Chaque école est différente, mais une école peut ressembler à celle-ci:

1. Que pensons-nous savoir? – Nous sommes presque certains qu’il nous faut plus d’espace de cours.
2. Quelles sont les preuves dont nous disposons pour l’étayer? – Les chefs de département se plaignent qu’il n’y a pas assez de salles de classe pour les cours proposés au semestre prochain.
3. Sans données, qu’aurions-nous supposé? – Il faudrait deviner où prévoir des cours supplémentaires.
4. Comment pouvons-nous obtenir des données pour combler ces lacunes? – Nous pouvons utiliser les données de LabStats pour savoir quels espaces informatiques sont sous-utilisés.
5. Comment utiliser les données pour concevoir une expérience? – Notre expérience consistera notamment à trouver un espace sous-utilisé et à programmer un cours lorsqu’il n’est généralement pas occupé. Ensuite, nous évaluerons si un espace à double utilisation est réalisable à l’échelle.

Que faire si je n’ai pas le temps ou les ressources nécessaires?

Concevoir des expériences demande du temps et des ressources. De nombreux décideurs ont l’impression de ne pas avoir le temps de concevoir des expériences, d’analyser les résultats et de prendre ensuite des décisions en fonction des données. C’est un point sur lequel nous nous concentrons pour les futures mises à jour de notre produit, mais nous avons quelques suggestions en attendant.

Pensez à des personnes extérieures à votre département avec lesquelles vous pourriez vous associer. La plupart des institutions ont des étudiants chercheurs, des départements de sciences des données, des cours de recherche commerciale, des cours de méthodes de recherche et des cours de statistiques. Contactez un professeur ou un étudiant de troisième cycle pour voir si vous pouvez proposer un projet qui profite aux deux parties. 

De nombreux professeurs de sciences des données ont des difficultés à trouver des données que les étudiants comprennent. LabStats peut fournir un ensemble de données solides et pertinentes pour les étudiants. Les collaborateurs du projet peuvent être invités à participer au produit LabStats avec des autorisations limitées.

Pensez différemment. Les étudiants en design intérieur sont également une excellente ressource pour la collaboration. Nous avons rencontré un groupe d’étudiants qui essayaient de comprendre comment les ressources accessibles dans les laboratoires informatiques étaient utilisées. Ils ont observé les étudiants et ont suivi manuellement l’activité sur un bloc-notes. Imaginez l’impact qu’ils auraient pu avoir s’ils avaient pu utiliser les données de LabStats pour étiqueter le matériel et les logiciels accessibles sur le campus, et voir l’utilisation à plus grande échelle?

La gestion, l’éducation, la conception de l’expérience utilisateur et d’autres domaines pourraient également être d’excellents partenaires pour vous aider à mener à bien des expériences sur les données et à améliorer votre campus de diverses manières. 

Savoir quand deviner

Il y aura des moments où vous devrez deviner. Une bonne règle de base consiste à être franc sur vos hypothèses, afin que toute votre équipe sache que les choses pourraient changer. Les suppositions sont appropriées dans ces deux cas très courants:

1. Si le coût de l’absence de décision à l’heure actuelle est plus élevé que le coût de la recherche.
2. Si le coût pour obtenir les données est plus élevé que le coût de se tromper.

Devoir deviner est une chance de mener une expérience. Chez LabStats, nous n’avons pas toujours les données nécessaires pour prendre une décision, alors nous émettons une hypothèse, nous choisissons une ligne de conduite et nous nous assurons de saisir les résultats pour voir si c’était la bonne décision. C’est du tâtonnement avec une stratégie de suivi des résultats.

Une approche axée sur les données vous évitera de deviner inutilement, mais vous devez vous rappeler : « Tous les modèles sont faux ; certains modèles sont utiles ». -George Edward Pelham Box, statisticien britannique.

Bien que nous ne prétendons pas que les données de LabStats puissent vous aider à créer un modèle parfait, nous savons, grâce aux centaines d’universités avec lesquelles nous avons travaillé, que LabStats peut vous aider à créer des modèles de données utiles pour prendre des décisions.

Alors que vous commencez à rassembler des données et à vous atteler à vos objectifs, contactez l’équipe de LabStats pour toute question à l’adresse [email protected].