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Tous les étudiants et universités veulent disposer de différents logiciels dans leur laboratoire informatique. Mais les budgets technologie sont souvent limités. Pour équilibrer un budget, les responsables de laboratoires ont besoin de données. Les données sont très importantes pour identifier des économies possibles. Les responsables de laboratoires utilisent souvent des méthodes manuelles de suivi des données. Toutefois, les responsables ont du mal à obtenir des données exactes à cause de facteurs variables, tels que des heures de pointe différentes selon les laboratoires. Dans certains cas, des donateurs versent des fonds aux universités. Ces universités doivent justifier de la manière dont elles dépensent cet argent.
Anne Anderson, professeur agrégé à l’Université de Lehigh, a parlé de l’importance des rapports d’utilisation pour ses donateurs. Elle a déclaré : « Nous n’avions aucun moyen de suivre l’utilisation des programmes dans nos laboratoires. Beaucoup de nos programmes nous étaient donnés ou financés par des donateurs. Il était donc essentiel de pouvoir présenter des rapports d’utilisation. Nous avions besoin d’un programme permettant de suivre l’utilisation dans un format facile d’utilisation… »
Sans logiciel de suivi de l’utilisation, les responsables de laboratoires ne peuvent pas obtenir d’information sur les licences de leurs applications. Les licences non utilisées pourraient coûter aux universités des milliers de dollars. Le recueil de données avec des logiciels de suivi de l’utilisation est la manière la plus facile de trouver des informations sur les ressources d’un laboratoire.
Le suivi de données telles que l’utilisation des logiciels des laboratoires informatiques, les besoins en matériel et les données démographiques d’utilisation des étudiants guide une université dans ses dépenses technologiques. Les fonctions de suivi de l’utilisation de LabStats permettent d’identifier facilement les logiciels inutilisés et d’économiser ainsi de l’argent. LabStats propose des données spécifiques et particulièrement simples. Un administrateur peut personnaliser les données pour les adapter à un environnement de laboratoire individuel. Il est important de recueillir des données en temps réel pour conserver un laboratoire moderne. LabStats offre plusieurs fonctions de suivi de l’utilisation.
Les données recueillies sur le nombre d’ordinateurs utilisés dans un laboratoire aident les responsables de laboratoires à traiter la question du matériel. Les données sur les heures de pointe des laboratoires et sur l’utilisation des ordinateurs permettent aux administrateurs de savoir combien d’étudiants utilisent leurs machines chaque jour. Ils peuvent ainsi déterminer si le laboratoire peut se débarrasser de matériel ou s’il faut en racheter pour répondre à la demande.
Il est important de suivre l’utilisation des logiciels pour déterminer quelles licences d’applications ne servent pas à l’université ni aux étudiants. LabStats est conçu pour ne suivre que les applications qui produisent des données utiles. Par exemple, il y aurait trop de données si le logiciel suivait les applications par défaut d’un système d’exploitation. Par ailleurs, LabStats se concentre sur les applications que les étudiants utilisent activement. Les données ne seraient pas significatives si le logiciel indiquait toute ouverture d’application sans tenir compte de la durée pendant laquelle l’étudiant l’utilise. Les responsables de laboratoires n’ont pas de temps à perdre à consulter des données inutiles pour trouver un sens. Ce ne sont que quelques exemples du fonctionnement de LabStats pour réduire les dépenses grâce aux données.
Il peut être utile de suivre l’utilisation des sites Web. Les laboratoires équipés de logiciels coûteux ne sont pas justifiés si les étudiants n’utilisent les ordinateurs que pour accéder à des sites Web tels que Facebook, YouTube ou la page d’accueil de l’Université. Les responsables de laboratoires qui connaissent les sites visités peuvent prendre des mesures en instaurant des règles strictes d’utilisation des laboratoires ou en déplaçant les logiciels dans une zone où accessible par les étudiants qui les utiliseraient.
Les mises à niveau et les mises à jour sont bénéfiques pour un laboratoire. Mais lorsque les choix d’un responsable de laboratoire sont guidés par LabStats, les économies réalisées peuvent se chiffrer en milliers de dollars.
En tant qu’institut de recherche, l’University of Southern Mississippi cherchait un moyen de réduire ses ressources inutiles et de mieux utiliser ses fonds. Brian Soule, coordinateur du laboratoire de l’University of Southern Mississippi, a découvert LabStats à l’occasion d’une conférence. Il a réalisé que LabStats permettrait de résoudre les problèmes qu’il rencontrait dans son laboratoire. Il a acheté LabStats pour son laboratoire informatique, ce qui lui a permis de faire gagner de l’argent à l’université. Après avoir utilisé les données fournies, il a déclaré : « Sur une application, nous passons de 203 licences à 25, ce qui nous permet d’économiser environ 10 000 $. »
