Est-ce que vous payez trop pour vos logiciels?

Les universités gaspillent des milliers de dollars chaque année dans des logiciels que les étudiants n’utilisent pas. Une université a récemment annoncé avoir économisé plus de $40.000 par an en annulant les licences des logiciels non utilisés, après avoir analysé les tendances d’utilisation avec LabStats.

Voici 3 façons de vous assurer de ne pas trop payer pour les logiciels :

1. Comparez les licences de logiciels installées aux licences utilisées

Pensez au logiciel que vous avez installé partout sur le campus, est-il entièrement utilisé ? Les licences non utilisées sont facilement oubliées. Par exemple, l’année dernière, le département Anglais, fatigué que les étudiants ne citent pas correctement leurs sources, s’est battu pour 200 licences EndNote. Mais combien d’étudiants ont utilisé un site gratuit tel que EasyBib à la place, sur leurs propres ordinateurs, pour citer leurs sources ? Quelqu’un s’est-t-il renseigné ? Combien d’étudiants font leurs recherches sur les ordinateurs du campus plutôt que sur leurs propres ordinateurs ?

Pour répondre à ces questions, il vous faut un rapport qui vous montre exactement à quelle fréquence ces programmes coûteux et qui font un trou dans votre budget, sont utilisés. Vous seriez surpris de voir le véritable historique d’utilisation. Ce serait un soulagement de réduire le coût de ces licences de votre budget.

2. Identifiez où chaque type de logiciel est utilisé

Bien que chaque licence puisse être utilisée le long de la journée, cela reste utile de vérifier où elles sont le plus utilisées et de concentrer l’utilisation dans un laboratoire spécifique. Parmi les étudiants qui ont besoin d’utiliser un des 400 ordinateurs avec une licence Adobe, combien feront la queue à la bibliothèque plutôt que de traverser tout le campus pour aller au laboratoire de design ? Est-ce-que l’aile Est du laboratoire adaptée à l’utilisation de ARCHICAD est négligée par les étudiants qui ont tous leurs cours à l’Ouest du campus ? Être conscient de ces emplacements peut vous faire économiser des milliers de dollars par an.

3. Mettre en place des alertes et des marqueurs pour continuer à surveiller l’utilisation des logiciels

Vous souhaitez savoir combien de fois une application est utilisée chaque semaine ? Chaque semestre ? En utilisant la fonctionnalité « marqueurs » de LabStats, vous pouvez mettre en place des alertes pour certaines applications et recevoir une notification si cette application n’a pas été utilisée sur une semaine, un mois ou même deux jours. Ces données peuvent vous permettre de rationaliser vos achats de licences pour maximiser leur utilisation.

Les logiciels non utilisés peuvent être l’un des plus gros trous dans les budgets informatiques des universités. Mais avec des rapports qui vous montrent quand, où et pendant combien de temps un logiciel est utilisé, vous pouvez économiser des milliers de dollars chaque année en sachant simplement quelles licences renouveler. 

Mettez fin aux conjectures et commencez à économiser dès aujourd'hui

Planifier une analyse